» » » Преимущества электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота

Организации любого размера и отрасли могут получить выгоду от преобразования бумажных документов в цифровые документы. Независимо от того, выберете ли вы сканирование документов на дому или на аутсорсинг в компании, специализирующейся на услугах сканирования документов, ваша организация увидит положительные результаты. Используя систему электронного документооборота (СЭД), вы можете рассчитывать на экономию времени, денег и места.
 
Сканирование документов также обеспечивает повышенную безопасность, защиту данных и соответствие отраслевым требованиям. Сотрудники обычно тратят от 20% до 40% своего времени на поиск бумажных документов вручную. Это равносильно потере тысяч долларов каждый год из-за плохого управления документами и плохого поиска. Это также означает бесчисленные часы потери производительности и драгоценное время, не потраченное на более важные задачи. Хотя эта статистика может вызывать беспокойство, ваша компания не обязана ей уступать. Сканируя документы и используя преимущества EDMS, вы можете рассчитывать на более эффективную работу своей организации. В свою очередь, это дает вам возможность увеличить размер прибыли, повысить производительность, улучшить обслуживание клиентов, обеспечить соответствие требованиям и сэкономить время и деньги. 

Что такое электронный документооборот? Что касается как бумажных, так и электронных документов, управление документами включает в себя политики, которые определяют, как документы создаются, хранятся, передаются и удаляются в рамках всего бизнеса. Систематически это относится к программному обеспечению, используемому для хранения, управления и отслеживания электронных документов. Системы электронного управления документами Almexecm относятся к актуальным интегрированным программам, которые позволяют вам реализовывать политики в отношении управления электронными документами.
 
Основная функция СЭД  - организация и управление электронными записями и связанными с ними метаданными. Это упрощает поиск, распространение, воспроизведение и многое другое. Неправильное управление документами приведет к тому, что ваш бизнес или агентство будет тратить ценные ресурсы, такие как время и деньги, из-за низкой производительности. Фактически, проблемы, связанные с документами, приводят к снижению производительности на 21,3% (IDC). Если у вас тонны бумажных документов - вы также можете тратить ценное офисное пространство. Преимущества электронного управления документами Независимо от отрасли, в которой вы работаете, преобразование бумажных документов в цифровой формат окажет положительное влияние на вашу компанию. Электронные документы предоставляют вам легкий доступ и возможность быстрого и эффективного поиска по множеству документов. Но это только начало!
 
Повышенная производительность Немедленное извлечение документов: отсканированные документы обычно индексируются с соответствующей идентификационной информацией или метаданными. Ввод этой уникальной информации в доступные для поиска поля позволяет немедленно найти определенные документы. Общие поля индекса включают идентификационный номер, имя, дату и т. ж. Электронные документы также можно сканировать как файлы PDF с возможностью поиска с использованием OCR (оптического распознавания символов). Возможность поиска по всему доступному контенту через правильно настроенную DMS может повысить производительность на 30% (AIIM). Больше времени: поиск документов вручную может занимать от 20% до 40% рабочего времени сотрудников. Уничтожение картотеки и папок и обновление до EDMS сократит время, которое сотрудники тратят на ручной поиск и извлечение документов. Это высвобождает драгоценное время, которое можно лучше потратить на более значимые бизнес-операции. Лучшая организация: отсканированные файлы можно организовать в вашей EDMS таким образом, чтобы это было наиболее удобно для вашей компании. Электронные документы не нужно удалять, поэтому существует риск их ошибочной обработки. Распространение: Создание бумажных копий требует времени и денег. Кроме того, вам еще нужно распространять информацию. Электронные документы можно получить и отправить клиентам или коллегам по электронной почте в считанные минуты.

3-10-2020, 00:59
7 просмотров
  
Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.